REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
päivitetty 9.5.2023
Tietosuojalain EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Rekisterinpitäjä
Korpela Paper Ky Y: 0134144-8
Säpiläntie 471 32830 Riste
(02) 546 2260
040-841 6170
Rekisterin hoitaja
Korpela Paper Ky
(02) 546 2260
040-841 6170
Vastuuhenkilö: Arto Korpela
Rekisterin nimi
Korpela Paper Ky:n asiakas- ja markkinointirekisteri
Rekisterissä olevien tietojen käyttötarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Tietoja käsitellään asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen eri kanavissa tapahtuvien hoitamiseen, hallinnointiin, analysointiin ja kehittämiseen.
- Sovittujen palveluiden tuottaminen
- tuotteiden ja palveluiden kehittäminen
- tilattujen/ostettujen tuotteiden toimittaminen
- tunnistautuminen/ rekisteröityminen
- laskutus ja maksujen hallinta
- palautus-, reklamaatio- ja takuuasioiden hoitamiseen
- tietojen pitäminen oikeina ja ajantasaisina
- asiakassuhteiden ylläpitoon
- ostohistorian seuraamisen mahdollistamisen
- tilastollisiin tarkoituksiin
Tietoja voidaan käyttää myös asiaviestintään, mainontaan. Asiakkaan suostumuksella myös sähköiseen suoramarkkinointiin.
Sähköinen suoramarkkinointi
Sähköinen suoramarkkinointi kattaa mm. sähköpostit, tekstiviestit ja kuvaviestit.
Sähköistä suoramarkkinointia lähetetään vain asiakkaan suostumuksella ( ei koske asiaviestintää)
Asiakas on voinut antaa suostumuksensa nettisivujen lomakkeella, rekisteröityessään, tilauksen yhteydessä tai jonkin kampanjan yhteydessä.
Asiakas voi muokata omia markkinointilupiaan ottamalla yhteyttä ottamalla yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse tilaus/asiakaspalveluun.
Tavallinen suoramarkkinointi
Tavallinen suoraviestintä kattaa kaiken muun paitsi sähköisen suoramarkkinoinnin, kuten esim. kirjepostin ja puhelinmarkkinoinnin.
Tavallista suoramarkkinointia voidaan kohdistaa asiakkaaseen ilman etukäteistä asiakkaan suostumusta niin kauan kun asiakas ei kyseessä olevaa markkinointia kiellä.
Asiakkaalla on oikeus kieltää suoramarkkinointi ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun.
Käsittelyn oikeusperusteet GDPR artikla 6 (1), alakohdat a, b, c ja f
Käsittely on lainmukaista, jos vähintään yksi seuraavista edellytyksistä täyttyy
- Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
- Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
- Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
- Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut. erityisesti jos rekisteröity on lapsi.
Rekisterin sisältö
Tilaus- ja rekisteröitymistiedot
Asiakasrekisteri sisältää seuraavia tietoja:
- etu- ja sukunimi
- Lähiosoite
- postinumero
- postitoimipaikka
- puhelinnumero
- sähköposti
- verkkolaskutustiedot
Asiakkaalta voidaan myös pyytää henkilötunnus laskutusoikeutta/ luottosopimusta varten, jolloin tarkastetaan luottotiedot (vain syntymäaika tallennetaan rekisteriin).
Näiden lisäksi rekisteriin tallennetaan
- tilaustiedot ja -historia
- asiakasnumero
- asiakkaan annetut ohjeet toimitukseen liittyen
- käteis- ja nettimaksutiedot maksuvalvontaa varten (toim. päivä, tuotteet, summa)
Rekisterissä olevia asiakastietoja säilytetään toistaiseksi. Sähköisessä muodossa niin kauan, kunnes asiakas itse ilmoittaa haluavansa tietojensa poistamista, paperisia viimeisimpiä tilaustietoja 6 vuotta viimeisestä tilauksesta.
Rekisterin hallinta ja käyttöoikeus
Rekisteriä voivat käyttää ja muokata ainoastaan määrätyt Korpela Paper Ky:n työntekijät sekä Korpela Paper Ky:n lukuun toimivat ulkopuoliset henkilöt, joilla on käyttöoikeus rekisteriin.
Tietojen luovuttaminen
Luovutamme joitakin välttämättömiä tietoja kolmansille osapuolille toimituksen takaamiseksi sekä luottopäätöksen yhteydessä luottoa myöntävälle taholle.
Säännönmukaista tietojen luovutuksia tai tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei ole.
Tarvittaessa luovutamme tietoja myös viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.
Tarkastus- ja korjausoikeus sekä oikeus tietojen poistamiseen
Asiakkaalla on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Asiakkaalla on oikeus vaatia virheellisen henkilötiedon korjaamista ja oikeus saada tietonsa poistetuksi rekisteristä. Tarkastus-, korjaus- tai poistopyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna Tilaus/asiakaspalveluumme joko sähköpostitse tai kirjeitse.Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Joissakin tapauksissa kaikkea tietoa ei välttämättä pystytä kokonaan poistamaan, mutta se voidaan anonymisoida järjestelmistä, jolloin sitä ei pystytä enää kohdistamaan asiakkaaseen, mutta tieto on välttämätöntä esimerkiksi liiketoiminnan raportointia/tilastointia ja seurantaa varten.
Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen edellytysten täyttyessä oikeus myös pyytää käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröitynyt asiakas voi päivittää omia yhteystietojaan sekä markkinointilupia omassa Asiakastilissään. Tietoja voi päivittää myös ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.
Osoitetietoja voidaan myös päivittää yleisistä rekistereistä kuten väestötietojärjestelmästä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.
Evästeet
Välttämättömät toiminnalliset evästeet
Hyödynnämme evästeitä palveluiden perustoiminnallisuuksien toteuttamiseksi. Tällaisia toiminnallisuuksia ovat esim. sisäänkirjautumisen toteuttaminen, videoiden käynnistäminen ja käyttäjäkohtaisten asetusten muistaminen.